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La Banque Rhône Alpes

mercredi 6 février 2013, par logimot

La Banque Rhône-Alpes, filiale du Groupe Crédit du Nord, est présente sur 9 départements des régions Rhône-Alpes, Bourgogne et Franche Comté. Disposant d’un réseau de 80 agences, elle assure la gestion locale de l’ensemble des moyens généraux :

  • Gestion des immeubles (25.000 m² de surfaces réparties sur 80 sites, siège compris)
  • Gestion des baux
  • Gestion des investissements et des charges
  • Gestion du parc véhicules
  • Gestion du parc matériel
  • Gestion des contrats fournisseurs
  • Gestion des contrats d’assurance

La supervision de ces domaines est assurée par la DLO (Direction de la Logistique et de l’Organisation qui intervient sur les domaines suivants :

  • Gestion du patrimoine immobilier : statuts juridiques, achats, ventes, valorisation IAS des biens en propriété, suivi des baux, loyers, charges, surfaces, consommation des fluides…
  • Gestion du parc matériels (informatiques, mobiliers, photocopieurs, téléphones, automates…) et véhicules : inventaire, maintenance, facturation…
  • Gestion et suivi des contrôles règlementaires (incendie, conformité électrique…)
  • Gestion de la sécurité, matériels sécurité, formations, télésurveillance….
  • Gestion des contrats : maintenance, prestations, coûts
  • Budget d’investissements  Travaux, conservation de patrimoine, suivi des dépenses d’investissements
  • Fiscalité (taxes foncières, TLPE)
  • Gestion des horaires et des intervenants, du personnel

Afin d’assurer une gestion optimale et un suivi régulier de l’ensemble des ces domaines, la banque s’est dotée dès 2004 d’un progiciel de gestion capable de donner en un point d’entrée unique un accès à l’ensemble de ces données. L’outil devait être :

  • Ergonomique et paramétrable
  • D’une utilisation intuitive
  • Capable de récupérer les multiples données existantes par ailleurs dans de nombreux fichiers Excel, Access
  • Evolutif afin de faire face aux nombreuses évolutions règlementaires ou d’environnement
  • Capable de restituer des états de gestion et de suivi reprenant divers niveaux d’information, de la synthèse absolue au degré de détail le plus fin suivant la recherche réalisée.

Le choix s’orientât de façon assez fluide vers le progiciel WinIDMG. Cet outil répondait globalement bien aux préoccupations précitées. Le projet d’implémentation démarra dans la foulée avec la mise en œuvre du référentiel « patrimoine immobilier » ; ce travail clé de fiabilisation et de collecte de données fut un élément déterminant pour la poursuite du projet. Une telle démarche doit nécessairement se projeter dans la durée. Deux années furent nécessaires pour créer un socle de données fiabilisées et cohérentes. Très vite des résultats probants ont été constatés ; parmi ceux-ci :

  • Informatique : adaptation du parc aux besoins des collaborateurs, diminution du nombre d’équipements (-8%) et dans le prolongement diminution des coûts de maintenance (-10%)
  • Sinistres et gestion des contrats d’assurance : diminution du délai de gestion et amélioration sensible du taux de couverture des sinistres.
  • Visites règlementaires : mise en œuvre de toutes les contraintes règlementaires qui pèsent sur les ERP et qui engagent la responsabilité du chef d’établissement :
  1. Natures de contrôles
  2. Vérification du respect de la fréquence,
  3. Optimisation de la fréquence, et donc des coûts qui en découlent
  4. Analyse des résultats
  • Immobilier : connaissance immédiate de l’état des surfaces, fiscalité justifiée ; diminution des loyers effectifs (comparaisons loyers théoriques et loyers effectifs)
  • Optimisation du parc matériel…et des coûts associés
  • Couverture et maîtrise du risque opérationnel grâce au suivi du respect des règlementations
  • Dématérialisation de la documentation, accès immédiat aux documents administratifs, règlementaires et techniques par une GED intégrée.
  • Sécurisation globale des échéances et des alertes par un process unique d’anticipation et de détection.

En conclusion WinIDMG est désormais un outil incontournable pour la DLO, sur lequel chacun s’appuie pour mener à bien les missions de son périmètre. Fini les recherches lourdes et fastidieuses, les attentes liées aux absences des personnes en charge. L’info est accessible dès lors que l’opérateur est habilité à consulter un domaine donné. La programmation du budget annuel des investissements en est facilitée grâce à la possibilité d’édition d’états clés. L’évaluation budgétaire de certaines natures de charges (loyers, coûts des contrats…) est une opération désormais simplifiée. S’agissant désormais du seul point d’entrée de données ces dernières sont assurément les plus récentes, au bénéfice de chacun.

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