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Référentiel services généraux

mercredi 6 février 2013, par logimot

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Les services des moyens généraux doivent faire face à des missions de plus en plus complexes, à des contraintes financières plus fortes, à des demandes de nouveaux services... Ces nouveautés augmentent la difficulté du rôle et des missions du DRSG ; les moyens généraux doivent dorénavant avoir des compétences en management, en achat de prestations de services et de fournitures, en pilotage de sous-traitance, en communication, et en consil.

Les fondamentaux des missions des DRSG :

  • Un besoin permanent
  • Croissance du nombre de biens
  • Un existant très varié et difficile à faire bouger
  • Des collaborateurs souvent mécontents ou craintifs
  • Des entreprises pénalisées dans leur dynamique
  • Des coûts cachés importants non maîtrisés

Face à ces pressions accrues et ces nouveaux défis, on constate bien souvent que le système d’information des moyens généraux est constitué de plusieurs applications développées sous Excel, Access ou d’autres technologies et hébergées dans les différents services. Cette organisation présente de nombreux inconvénients : ces systèmes ne communiquent pas entre eux, de nombreuses ressaisies sont nécessaires ; les données sont redondantes,souvent incohérentes, et difficilement publiables.

WinIDMG permet de constituer un référentiel unique et partageable susceptible d’apporter des réponses novatrices à ces dysfonctionnements majeurs :

> Il est capable d’appréhender la mission des moyens généraux dans sa globalité,
> Système fédérateur et partageable,
> Les données sont aisément publiables aux formats office, mail, PDF, Intranet HTML, XML, SMS, mail PDF, … .

En concevant WinIDMG , nos ingénieurs poursuivent un objectif prioritaire :

« Mettre à la disposition des moyens généraux un outil de gestion, support d’une offre globale de services pour le bon fonctionnement de l’entreprise. »



Parmi les processus et fonctions proposés par WinIDMG  :

  • Référentiel Unique et Partageable
  • Inventaire complet du patrimoine immobilier (statuts juridiques, baux, loyers, charges, surfaces, éléments techniques, bilan énergétique, visites réglementaires, ... )
  • Gestion des travaux (création de biens , conservation de patrimoine)
  • Gestion administrative, technique et opérationnelle des parc de matériels et des infrastructures
  • Gestion de l’économat (centralisation des demandes, propositions d’achats , gestion des stocks, gestion des livraisons, ... ).
  • Gestion de la sécurité (ouvrants, dispositifs d’accès, incidents, sinistres, matériels lié à la sécurité, dossier d’exploitation , ... )
  • Gestion des horaires, des formations, des liaisons
  • Gestion du cycle complet de la chaine des commandes, du besoin à l’alimentation comptable
  • Gestion des fournisseurs : coordonnées, conditions, notations, fournisseur prospect ...
  • Gestion des articles : références multiples, kits, configurations types, multi-unités, caractéristiques ...
  • Gestion des budgets et des engagements
  • Assistance à l’élaboration et au suivi des budgets
  • Gestion des abonnements et des contrats fournisseurs
  • Workflow des procédures et autorisations d’achats
  • Maîtrise des demandes d’achats
  • Portail internet des demandes (achats, dysfonctionnements, déclarations, déplacements, ... )
  • Suivi de l’avancement des Demandes
  • Workflow de validation s’appuyant sur votre messagerie
  • Optimisation de la logistique
  • Gestion des consommations internes, suivi de leurs évolutions et des plus grands consommateurs
  • Gestion de la mobilité
  • Inventaires par code barres
  • Reporting et Décisionnel B.I.
  • Tableaux de bord et statistiques
  • Gestion des Aler