GipCar : Gestion du parc de véhicules

Gérer le parc de véhicules avec GipCar

GipCar est un produit Logimot pour Windows ou NT

Produit : GipCar

Accueil | Tarif | Essai, téléchargement
Bon de commande faxable
Clients : Téléchargement des mises à jour

fiche-produit imprimable (format PDF, 6 pages)
plaquette détaillée (format PDF, 27 pages)

GipCar est un logiciel pour Windows conçu pour assurer de façon concrète et précise l'ensemble des tâches de gestion, de réservation et de suivi des véhicules par le ou les responsables de cette activité :

Description du parc des véhicules
Suivi des interventions sur véhicules
Suivi des utilisations des véhicules
Suivi des consommations des véhicules <== Nouveau
Gestion des documents associés à chaque véhicule
Gestion des réservations de véhicules
Gestion des coûts (budgets, dépenses, amortissement des véhicules)
Des synthèses graphiques pour comprendre le parc d'un coup d'oeil <== Nouveau
Gestion des contrats d'assurance et des sinistres
Afin d'assurer la plus grande facilité d'utilisation, GipCar offre des fonctions d'édition, un assistant d'impression (requêteur) et des automatismes (les "scénarios") pour la production planifiée d'états et requêtes. Enfin, un dispositif permet de sécuriser l'accès et les droits attribués aux utilisateurs.

La visite guidée en ligne

Nous pouvons organiser avec vous un Rendez-vous Téléphonique + Internet pour vous faire découvrir GipCar sur votre ordinateur, sans l'installer.

Appelez-nous au 04.76.87.18.59 pour que nous convenions d'une date + heure de rendez-vous.
N'hésitez pas !

Pourquoi GipCar s'intégrera bien dans votre organisation :

A la différence d'une solution à base de fichiers disparates (de type tableur), la base de données de GipCar assure la cohérence entre les différents sous-ensembles gérés : Utilisateurs, Véhicules, Etablissement(s), Fournisseurs, etc.

Intégration de données : GipCar est équipé d'une fonctionnalité d'intégration de données c'est-à-dire d'alimentation des bases de données à partir de fichiers existants dans votre entreprise (par exemple au format Excel).

Logimot peut vous proposer une opération d'intégration de données, sous réserve de disposer d'échantillons de ces fichiers afin de procéder à des tests de faisabilité.

GipCar : la solution professionnelle que mérite votre parc de véhicules. Un produit de terrain, conçu avec des responsables pour répondre aux vrais besoins pratiques. Un support accueillant, à l'écoute de vos préoccupations et de vos suggestions.

Description d'un véhicule

Description d'un véhicule avec GipCar : simple et concret

La fiche de véhicule, accessible très simplement, est bien sûr l'un des éléments clés de GipCar.

A la fois claire et exhaustive, ses onglets regroupent les informations par grandes catégories (ci-contre, la description générale du véhicule).

Les informations associées à la description d'un véhicule sont les suivantes :

Son Entité d'appartenance
L'entité (ou "site") permet de déterminer l'appartenance du véhicule, pour un véhicule de service. Cette affectation sera par exemple l'entité "siège de l'établissement" ou l'entité "services généraux". Pour un véhicule de fonction celle-ci sera l'entité d'appartenance du détenteur.
Son numéro d'immatriculation
Un type de véhicule
- SERVICE disponible pour plusieurs services ou utilisateurs
- FONCTION véhicule affecté une personne
- VENDU permet la conservation dans le fichier des véhicules éventuellement revendus en fin d'utilisation par l'établissement
- EN COMMANDE
La marque du véhicule
Le modèle de véhicule
Le numéro de carte grise
La catégorie de véhicule : voiture, fourgonette, camion, etc...
La date d'acquisition
Le fournisseur du véhicule
La notion de garantie, le mode d'amortissement
Informations sur l'acquisition du véhicule, selon plusieurs modes d'acquisition (achat, location, leasing) :
- Si mode "achat" :
  - Montants achat du véhicule
  - Montant hors-taxes maximum payé par l'établissement, la différence entre ce montant et le montant d'acquisition HT du véhicule est affiché dans une zone "reste à payer par le détenteur".
    Dans certains établissements en fonction de la qualification de l'agent auquel est affecté un véhicule il existe un plafond maximum d'achat du véhicule. Néanmoins si l'agent le souhaite il peut prendre un véhicule d'un modèle supérieur, mais la différence de coût est à sa charge.
- Si mode "location" :
  - Montant mensuel hors-taxes de location du véhicule
  - N° de contrat de location
  - Durée du contrat
  - Echéance du contrat
  - Etc...
- Si mode "leasing" :
  - Montant éventuel de l'apport initial
  - Un sélecteur indiquant la durée du leasing
  - Un montant du déjà payé au titre de ce leasing
  - Le montant éventuel de la valeur de rachat du véhicule en fin de durée
  - Etc...
Détermination du contrat d'assurance
Informations techniques
- Nombre de chevaux fiscaux
- Nombre de places
- Couleur, tailles, poids
- 5 zones de saisie des numéros de cartes "autoroute"
- 5 zones de saisie des numéros de cartes "carburant"
  Pour les deux points ci-dessus, voir aussi "Consommations", ci-après.
- Le kilométrage actuel du véhicule, celui-ci est introduit manuellement ou calculé automatiquement suite aux introductions des utilisations du véhicule
- Le kilométrage "limite d'entretien", exemple: si cette zone est renseignée à 15000, chaque fois que le dernier kilométrage connu sera modifié (manuellement ou par les utilisations des véhicules), si celui-ci dépasse un multiple du kilométrage "limite d'entretien", une alerte sera automatiquement produite.
- Dates du dernier et prochain contrôle technique
- Date du dernier et prochain contrôle anti-pollution.
  Ces dates sont utilisées par un mécanisme automatique, "l'analyse des événements" qui produit des alertes.
Informations complémentaires
En complément des informations décrites ci-dessus il existe, la possibilité pour l'établissement de décrire des informations complémentaires. Ces informations sont paramétrables par l'établissement. Elles sont décrites sous forme d'une TRAME DE SAISIE, celle-ci sera répercutée pour un véhicule lors de sa création, l'utilisateur devra renseigner cette trame avec les caractéristiques propres à ce véhicule.

Interventions sur les véhicules

Toutes les interventions effectuées sur les véhicules peuvent être enregistrées et conservées :

Pannes,
Révisions,
Etc...

Informations de description d'une intervention :

Date et heure de début de l'intervention
Date et heure de fin prévue de l'intervention
Date et heure de fin réelle de l'intervention (lorsqu'elle est connue)
Type de l'intervention
Libellé complémentaire de l'intervention
Eventuellement, kilométrage du véhicule lors de l'intervention
Eventuellement, durée en jours d'immobilisation du véhicule
Nom du fournisseur (concessionnaire, garage,...) qui effectue l'intervention
Eventuellement, coût de l'intervention
Explicatif de l'intervention

Utilisations des véhicules

A quoi a servi ce véhicule ?

Pour chaque véhicule, GipCar permet de décrire ses utilisations :

Qui a utilisé le véhicule ?
- A quelle entité appartient la personne ayant utilisé le véhicule ?
- A quel service au sein de son entité ?
- Quel est le nom de la personne ?
Quel était l'objet de l'utilisation, etc...
Quand ? Pendant combien de temps ? Dates de l'utilisation du véhicule
sur quelle distance ?
- Nombre de kilomètres au compteur lors de la prise en charge du véhicule
- Nombre de kilomètres parcourus
Etc...

Consommations des véhicules

Ce véhicule est-il économique ?

Manuellement ou automatiquement, GipCar permet de gérer les coûts de consommation :

La consommation détaillée des véhicules en carburants, frais de péages, abonnements, etc... peut se faire manuellement ou automatiquement via le traitement de fichiers informatiques remis par des sociétés extérieures : compagnies pétrolières, sociétés d'autoroute,...

Type de consommation :
- Carburant
- Péage
- Abonnement
- Pneumatiques
- Dépannage
- Lavage,...
Fournisseur
Date, montant, libellé
Quantité consommée, kilométrage au compteur,...
Etc...

Pour l'introduction automatique des dépenses de péage et de carburant, intégration possible des données mises à disposition sur support informatique par les sociétés d'autoroutes ou les distributeurs de carburant.

Documents associés à chaque véhicule

Y a-t-il des documents à associer à ce véhicule ?

GipCar permet de gérer des documents :

Pour un véhicule donné est associé une gestion de documents.

Il s'agit principalement des courriers échangés avec le concessionnaire automobile, la personne détenant le véhicule, etc...

Gestion des réservations, planning

En deux clics, vous accédez au calendrier des réservations

Il suffit alors de choisir une date (un clic) pour affecter un véhicule parmi ceux qui sont disponibles à cette date

Consulter le planning des réservations, réserver un véhicule :

GipCar permet de connaître très rapidement le planning des réservations d'un véhicule.

Sur les écrans de liste des véhicules et de mise à jour des données d'un véhicule, des boutons donnent accès aux réservations enregistrées pour un véhicule ou pour tous les véhicules affichés dans la liste.

L'écran d'affichage des réservations permet de :

Créer, modifier ou supprimer une réservation
Afficher un Planning "simple" pour un véhicule sélectionné ou pour tous les véhicules. L'écran "planning simple" affiché contient :
- Une colonne de désignation de la réservation
- 31 colonnes représentant les jours d'un mois donné. Les colonnes de la ligne de réservation sont colorisées, permettant ainsi une visualisation rapide
Afficher un planning de "synthèse pour un véhicule sélectionné ou pour tous les véhicules. L'écran "planning de synthèse" affiché contient :
- Une colonne désignant l'élément sélectionné
- 31 colonnes représentant les jours dans un mois. Les colonnes de la ligne de réservation sont remplies avec les données décrites dans la réservation. Ces colonnes sont actives, c'est-à-dire : En se positionnant sur la ligne d'un élément puis en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la colonne d'une date, il est possible de créer, modifier, supprimer ou dupliquer une réservation pour lélément sélectionné.
Créer une réservation assistée du véhicule : en fournissant simplement une tranche de dates, Gipcar propose les véhicules disponibles pendant cette période. Un simple clic sur le véhicule choisi, et la réservation est faite !
Transformer automatiquement une "réservation" en "utilisation" de véhicule.

Gipcar pourra ensuite restituer, lors des consultations, un calcul précis des durées d'utilisation.

La réservation par messagerie : un service apprécié par les utilisateurs de véhicules

La réservation automatique par messagerie

Ce mécanisme permet à un utilisateur de l'établissement d'effectuer lui-même sa demande de réservation.

Il expédie un message pré-codifié de demande de réservation à une adresse de messagerie spéciale "GipCar"
GipCar reçoit automatiquement le message, le contrôle et le traite :
- Si un véhicule est disponible à la période souhaitée, la réservation est effectuée et un message de confirmation est envoyé au demandeur.
- Si aucun véhicule n'est disponible, le demandeur est automatiquement averti par un message d'impossibilité de faire la réservation.

Gestion des coûts

Savez-vous combien vous coûte réellement votre parc de véhicules ?

Budget, dépenses et amortissements :

GipCar permet une gestion complète des coûts des véhicules :

Achats, locations, leasing
Interventions et entretiens
Carburants
Réparations suite à sinistres
Etc...

Gestion des contrats d'assurance et des sinistres

Des contrats bien gérés, d'accès facile pour ne pas perdre du temps au mauvais moment...

Gestion des sinistres

Contrats, sinistres, courriers associés :

GipCar permet la gestion des contrats d'assurances et des sinistres associés à ces contrats.

Un dispositif simple permet l'accès aux contrats d'assurances des véhicules et aux sinistres associés.

Une gestion de documents permet l'élaboration et la conservation des documents et courriers échangés avec la compagnie d'assurance, un courtier, un expert,...

Editions - Assistant d'impression - Scénarios d'exécution

Des éditions claires pour faciliter votre suivi !

Imprimer, établir des requêtes, automatiser (scénarios) :

GipCar peut à tout moment produire des éditions grâce à :

Un catalogue de plus de 100 états pré-programmés, prêts à servir !!!
L'assistant d'impression (requêteur) : Un outil très simple d'utilisation, permettant à tout utilisateur de créer ses propres requêtes de :
- Production d'états imprimables sous forme de colonnes, avec des sélections et des tris
- Création de fichiers à destination d'autres applications
- Production de synthèses graphiques (histogrammes, camemberts,...)
- Mailings de documents (courriers à envoyer à des fournisseurs,...)
- Envoi de messages (messages à envoyer à des fournisseurs,...)
Les requêtes ainsi créées peuvent être conservées et réutilisées à tout moment.

Toute édition ainsi produite peut être transmise via un message (par messagerie interne ou par Internet) à un correspondant distant.

Avec les scénarios, GipCar travaille même si vous n'êtes pas là !

Les scénarios d'exécution : pour certains établissements, certaines éditions de GipCar, des états préprogrammés ou des requêtes d'utilisateurs doivent être produits à intervalles réguliers.

Une fonction de GipCar permet de planifier dans le temps des éditions de ces états ou requêtes. Chaque jour, un mécanisme interne déterminera et produira les éditions du jour.

Syhthèses graphiques

De nombreuses présentations graphiques sont proposées en standard

Les présentations graphiques : pour comprendre le parc en un coup d'oeil !

Pour juger efficacement de l'évolution du parc de véhicules ou de la part des différents postes de dépenses, rien de tel qu'une synthèse graphique. Avec GipCar, vous l'obtiendrez en deux clics et un choix. Les images obtenues pourront être imprimées ou sauvegardées, par exemple pour les incorporer dans un rapport destiné à la direction.

Sur l'exemple ci-dessus, il suffit, après avoir choisi la synthèse "Budget - synthèse par année", de préciser l'année choisie.
Sur le graphique, en passant la souris sur l'un des secteurs, une bulle indique son nom, le montant et sa part dans le budget.

Sécurité, droits d'accès, utilisateurs

Avec GipCar, vos données seront protégées

Qui pourra faire quoi avec GipCar ?

GipCar est équipé d'une fonction de gestion des utilisateurs (réservée à l'administrateur principal) : qui a le droit de faire quoi avec GipCar.

Ainsi, il est possible de restreindre l'accès à l'application et à ses fonctionnalités. Par exemple, pour tel profil utilisateur, un mot de passe lui sera communiqué et l'autorisera à faire des réservations, mais pas à accéder aux coûts, utilisations, etc.

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