Gérer les Biens et Services, les Moyens Généraux,
la Sécurité des locaux : logiciel WinIDMG

Gérer les Biens et Services, les Moyens Généraux et la Sécurité

Etes-vous vraiment certain que votre entreprise a la maîtrise de son patrimoine, de ses équipements...   Ou tout simplement des travaux en cours ou des chantiers prévus ?

La gestion des Biens et Services, de la Sécurité et des Moyens généraux englobe la connaissance des matériels et locaux d'une Entreprise et leur suivi afin d'en assurer le bon fonctionnement. Pour assurer son activité une entreprise a besoin de locaux, son personnel de mobilier. L'occupation et la réservation des salles de réunion doit être simple et précise. Les Equipements de toutes sortes (chauffage, cablage électrique, climatisation,...) sont entretenus par des sociétés extérieures, avec des contrats à suivre et à renouveler, des personnes à appeler en cas d'incident. Pour se déplacer le service Commercial et la Direction utilisent des véhicules de service ou de fonction. Un système approximatif de réservations peut avoir de sérieuses conséquences. Pour assurer la sécurité des biens et des personnes l'établissement utilise les services de sociétés de télésurveillance, des équipements spécialisés. Toutes les informations sur les clients, les fournisseurs, la gestion,... émanent d'un système informatique et chaque personne de l'entreprise dispose sur son bureau d'un ordinateur personnel connecté à un réseau. WinIDMG assure la gestion dite " DE STOCK " de toutes ces informations, mais également la gestion " FINANCIERE ", permettant ainsi une maîtrise des coûts et l'élaboration des budgets.   Au sein de l' entreprise il est utilisable par tous les acteurs en charge de la gestion de la logistique : la direction générale, la direction administrative, la direction du patrimoine, le service comptable, etc...   Ni ERP (ou PGI) coûteux et complexe, ni système de fichiers de tableurs sans cohérence, WinIDMG apporte une solution de terrain aux problèmes d'Entretien, Sécurité, Contrats, Incidents, Intervenants extérieurs, etc.

WinIDMG : Simple et puissant, un produit d'expérience.

Dès la fenêtre d'Accueil, vous vous sentirez en terrain connu !.

La gestion des Biens et Services et des Moyens Généraux au quotidien, c'est aussi : Assurer des matériels Réserver des salles, des véhicules Suivre les contrats d'Entretien, les dysfonctionnements Gérer la sécurité des locaux Etc... WinIDMG fait gagner du temps et de l'argent ! Vous n'aurez probablement pas besoin de toutes les fonctionnalités de WinIDMG dès le début.   Il suffira de commencer par celle(s) dont vous aurez besoin d'abord. Mais elles sont toutes fournies en standard.   Il ne sera donc pas nécessaire de réinstaller WinIDMG par la suite, si vous commandez ou si vous désirez simplement tester telle ou telle option.   Bien entendu, une bonne gestion des Moyens Généraux ne repose pas sur une seule personne.   WinIDMG est conçu pour un fonctionnement en Réseau, dont vous décidez quels sont les acteurs.   Voyez la nouvelle fiche détaillée : La Gestion du Parc de Véhicules (PDF)

Les fonctionnalités : module de base et options

Gérer les Sites (ou "Entités")

• Informations Administratives : nom, adresse, responsable,...
• Informations Immobilières : situation juridique, description des lots, gestion des baux, charges,...
• Coûts : dépenses, recettes, factures, budgets
• Photographies, Plans
• Contrats, Suivi des chantiers
• Descriptif technique : façade, murs, électricité, plomberie, peinture...

Gérer l'Immobilier

• Situation Juridique : propriétaire, co-propriétaire, locataire.
• Informations sur les acquisitions : notaires, agences immobilières
• Description des lots : surfaces, caractéristiques, équipements, occupants.
• Situation financière : loyers, baux, charges, dépenses, recettes, taxes.
• Divers : Travaux, consommations, plans, photographies,...

Gérer les Matériels

La Catégorie de matériel : mobilier, matériel informatique,... La Famille de matériel : bureaux, fauteuils, armoires, ordinateurs,... Le Modèle de matériel : ce dispositif permet de ne décrire qu'une fois un matériel fréquement utilisé. Par exemple, si le même modèle d'ordinateur équipe de nombreux membres du personnel, une description unique pourra être copiée pour chaque personne concernée.

Gérer le Parc Automobile

Voyez la Fiche détaillée sur la Gestion du Parc Auto (PDF)

Description des véhicules du Parc  Véhicule de service ou de fonction, Marque, modèle, type, puissance, mise en ciculation, Fournisseur, Informations acquisition ( achat, location,leasing, prix, contrat ), Contrat d'assurance, Contrôles techniques, Interventions, bons d'interventions, Gestion du kilomètrage, Caractéristiques techniques : équipements,...

• Dépenses et recettes,
• Utilisations,
• Entretiens et réparations.
• Réservations, plannings.

Gérer les Travaux

Description des chantiers effectués sur les entités ou lots immobiliers, Gestion et le suivi de chacune des tâches d'un chantier, Gestion des budgets et le suivi des réalisations, Représentation graphique ( type "PERT" ) permet la vision instantanée d'un chantier, Gestion d'appel d'offres, etc...

Gérer l'Economat

• Gestion des articles en stocks ou non stockés par l'établissement,
• Commandes aux fournisseurs, pour livraison à l'économat central ou directement dans les entités,
• Réceptions des commandes fournisseurs,
• Commandes des entités, soit par saisie centralisée de bordereaux remplis dans les entités, soit par intégration de fichiers (tableur Excel) créés par les entités,
• Livraisons aux entités, avec édition de bons de livraison,
• Facturation aux entités, avec édition automatique des factures en fin de mois.

Gérer les Réservations

Des véhicules de service, Des salles de : formation, réunion, box clients,... De matériels spécifiques La gestion est facilitée par l'obtention de Plannings Graphiques actifs

Gérer les Contrats d'Assurances

• Description des contrats,
• Gestion des sinistres de ces contrats

Gérer les Coûts

• Entretien des matériels,
• Règlements des divers contrats,
• Règlement ou encaissement de loyers,
• Fournitures, etc...

• Une interface de création de fichiers à destination de systèmes centralisés de comptabilité, de contrôle de gestion, de gestion budgétaire,...
• Une interface d'acquisition de données dépenses/recettes provenant de prestataires de services, par exemple d'une société d'autoroute, d'un distributeur d'essence,...

Gérer la Sécurité

• Dans quelles agences, ai-je des Sas spéciaux Handicapés ?
• Où a-t-on installé des caméras de surveillance cette année ?
• Quels matériels me fournit la Société 'Alarme 2000' et ou sont-ils installés ?
• Dans le hall d'accueil du public, quel est l'équipement ?
• Quels sont les équipements qui, en 2004, ont eu des dysfonctionnements ?

• Dans quels lieux a-t-on eu, en Septembre dernier, plus d'incidents que la moyenne ?
• Quels sites ont eu plus de 10 incidents "Détection Présence" au troisième trimestre ?
• Quels sont les incidents imputables à des erreurs de l'agence de Lyon ?
• Par rapport à une autre succursale de mon Groupe, ai-je plus ou moins d'incidents ?

• L'exposition géographique aux risques ? parce qu'il implanté dans une banlieue délicate, ou isolé, ou à proximité d'un commissariat, etc...
• Est-ce un site stratégique, parce qu'il possède de gros équipements informatiques, ou dispose d'une importante salle des coffres, ou a un niveau d'encaisse important, etc...,
• Une analyse du "vécu" du site en matière d'incidents : nombre d'agressions, de hold-up, etc...,
• Une analyse du niveau d'équipement.

Gérer les Documents

Cette fonctionnalité permet de rattacher des documents de type : Traitement de texte, Tableur, Image,... à un élément de WinIDMG : une entité, un fournisseur (les courriers échangés,... ), un matériel (le manuel d'utilisation, un descriptif technique,...), un contrat (image du contrat), un chantier (échanges de courrier avec l'architecte, les entreprises,...), etc...   Pour la gestion de ces documents WinIDMG utilise les outils de l'établissement (Word, Excel, ou autres...) et sont "à la main" des utilisateurs. La construction de Modèles permet une harmonisation des documents.

Gestion des Fournisseurs

La Main Courante - Analyse des Evénements

Une panne sur un matériel est à enregistrer dans le module dysfonctionnement des matériels, lors de cette déclaration il y aura création automatique d'une ligne dans la main courante.   Deux mois avant la date de fin d'un contrat de maintenance, une ligne sera automatiquement créée elle informera l'utilisateur qu'une intervention de renouvellement est nécessaire.

• Contrat de maintenance à renouveler,
• Entretien ou contrôle technique d'un véhicule à prévoir,
• Loyer d'une entité à régler,
• Intervention prévue mais non réalisée par un fournisseur,
• Etc...

Messagerie - Echanges internes et externes

• WinIDMG peut transmettre automatiquement ou manuellement (par messagerie interne ou Internet) des messages à des correspondants distants.
   
  Exemple : lors de l'introduction d'une information sur un dysfonctionnement matériel, il est possible d'expédier automatiquement au fournisseur ayant en charge la maintenance, un message constituant la demande d'intervention.

• WinIDMG peut aussi traiter des messages reçus de l'extérieur.
   
  Exemple : Un responsable d'Unité a besoin d'un véhicule pour un déplacement. Il expédie un message préétabli vers une boite aux lettres réservée à WinIDMG. Ce message sera automatiquement traité, la réservation effectuée et l'expéditeur prévenu par messagerie de la réservation.

Editions - Assistant d'Impression - Scénarios d'exécution

• A un catalogue d'environ 350 états pré-programmés  !!!!!
   
  
• A l'assistant d'impression :
   
  Un outil simple d'utilisation permettant à tout utilisateur de créer ses propres requêtes de :
  • Production d'états sous forme de colonnes, avec des sélections et des tris,
  • Création de fichiers à destination d'autres applications,
  • Production de graphiques ( camenberts, histogrammes,...)
  • Mailing de documents (courriers envoyés à des fournisseurs,...)
  • Envoi de messages (messages envoyés à des fournisseurs,...)
  
  Les requêtes ainsi créées peuvent être conservées et ré-utilisées à tout moment.
   
  Toute édition ainsi produite, peut être transmise via un message (par messagerie interne ou Internet), à un correspondant distant.
   
  
• Aux scénarios d'exécution :
   
  Pour certains Etablissements, des éditions de WinIDMG, des états préprogrammés ou des requêtes d'utilisateurs doivent être produits à périodes régulières.
   
  Une fonction de WinIDMG permet de planifier dans le temps des éditions de ces états ou requêtes. Chaque jour, un mécanisme interne déterminera et produira les éditions du jour.

Des Assistants pour gagner du temps

• Introduire chaque mois les coûts de consommation en électricité de chaque site : plutôt que d'introduire cette dépense pour chaque site, l'assistant permet de décrire une dépense "type" dans laquelle seront déterminés le fournisseur (EDF), le type de dépense (consommation électrique; etc. Ensuite, pour chaque site, après introduction du modèle, seul le montant devra être saisi !
   
  
• Pour un matériel "sensible", un modèle d'intervention pourra être introduit, indiquant le fournisseur ayant en charge la maintenance de ce matériel, le type de problème fréquemment posé, etc.
   
  
• La réservation standard d'un véhicule de service ou d'une salle de formation utilisé dans le cadre d'une formation longue, etc.

WinIDMG, c'est aussi...

• L'exécution de fonctions non prévues en standard,
   
  
• La description et l'utilisation de données non prévues et gérées par l'Etablissement,
   
  
• La création des éditions au format HTML, pour leur intégration dans un site Intranet ou leur envoi par messagerie,
   
  
• La consultation d'une Aide en ligne...

Les clients WinIDMG : vous les connaissez

• Aéroport de Genève
• Apria R.S.A. (Réunion de Sociétés d'Assurances - RAM - Gamex)
• Banque Rhône-Alpes, Lyon - Grenoble
• Caisse d'Epargne Ile de France Nord
• Caisse d'Epargne Ile de France Ouest
• Crédit Mutuel de Normandie
• Crédit Agricole Ile de France
• Crédit Agricole de la Guadeloupe
• Petroci Holding - Côte d'Ivoire
• ...

• Banque Chaix
• Banque Neuflize Schlumberger Mallet (BNSM)
• Banque Populaire de Franche-Comté
• Banque Populaire de Lyon
• Banque Populaire de Toulouse Pyrénées
• Caisse d'Epargne de Charente - Poitou
• Caisse d'Epargne du Pays de l'Adour
• Crédit Mutuel Dauphiné Vivarais
• Crédit Mutuel Normandie
• Caisse Régionale de Crédit Agricole de Franche-Comté
• Caisse Régionale de Crédit Agricole de Provence Côte d'Azur
• Caisse Régionale de Crédit Agricole des Savoie
• Caisse Régionale de Crédit Agricole Sud Alliance
• Caisse Régionale de Crédit Agricole Sud Rhône-Alpes
• Caisse Régionale de Crédit Agricole de Toulouse Midi
• Sté Nanceienne Varin-Bernier
• ...

Présentation et installation gratuite, évaluation

• Vous pourrez, après cette prise en main rapide, approfondir et tester WinIDMG pendant : un mois
• Pendant cette période, vous aurez droit à l'assistance téléphonique (hot-line)
• La documentation de prise en main est incluse, vous pourrez la conserver quelle que soit votre décision finale.
• Vous pouvez bien sûr consulter les tarifs de WinIDMG.

Envoyez-nous un formulaire, c'est le plus simple, ou   Envoyez-nous un petit mot par E-mail   Vous pouvez aussi nous écrire / téléphoner

N'oubliez pas de préciser dans votre demande : Votre nom, votre fonction Votre société, son adresse postale Votre téléphone, fax, E-mail si possible